Количество просмотров158
14 октября 2022

С чего мы начинали адаптацию и что из этого получается

Без отлаженной системы адаптации сложно удержать сотрудников — только если вы не находитесь в очень узкой нише, где почти отсутствуют конкуренты. В случаях с ИТ- компаниями как мы, где достаточно большая конкуренция и высокий спрос на ИТ-специалистов, «зацепить» сотрудника с первых его дней работы в компании помогут только две вещи: качественная система адаптации и понимание того, зачем она вам нужна. И наш кейс об этом.

Мы – российская IT-компания. В нашей команде уже более 750 сотрудников, и в 2022 году мы смогли перейти на абсолютно новую для себя систему адаптации в распределённом формате работы, снизить текучесть персонала в период испытательного срока и добиться нужных показателей.

Когда ты небольшая компания вопросы адаптации не стоят остро — все ответы у новичка находятся рядом, стоит лишь дёрнуть за рукав любого старожилу. Но это работает до тех пор, пока вы не начинаете расти. За 2022 год мы увеличились вдвое и вывозить такой поток вопросов уже стало сложно.

Наша специфика

  1. Проектная деятельность

Мы работаем в области заказной разработки ПО, а это значит, что после трудоустройства сотрудник «уходит» на проект к заказчику. Чем больше проектов, тем больше нюансов, которые тоже нужно учитывать при запуске адаптации.

  1. Распределённый формат работы

Сегодня наши ребята сами выбирают комфортный способ работы: в режиме онлайн – из любой точки мира или могут приехать в наши коворкинг-офисы, где есть организованные рабочие зоны, доступ к интернету, переговорные комнаты, а также безлимит кофе и чая для поддержания бодрости духа.

В условиях распределённого формата работы особенно важно построить единую систему онбординга для всех сотрудников, независимо от того, на каких проектах они работают.

Анализируй это

В начале мы решили собрать аналитику текучести персонала, где сразу стало видно, что первый пик оттока начинается в первые три месяца после приёма сотрудника в компанию, то есть в период испытательного срока.

Без системного изучения причин текучести сложно получить полную картину. Поэтому следующим этапом был анализ экзит-интервью. Параллельно в рамках встреч one-to-one с сотрудниками HR-менеджеры спрашивали, чего им не хватило в период адаптации и как для них выглядит идеальный онбординг. Очень важно было выстроить адаптацию таким образом, чтобы все взгляды сошлись в одной точке.

Аудит документов и каналов коммуникаций с новичком стал завершающим этапом нашего анализа.

Стало понятно, в каком направлении нужно идти и как построить нашу систему онбординга.

Путь новичка

У нас получилась следующая картина адаптации с временными и функциональными блоками:

Залог успеха нашей адаптации — это коммуникация. Ее качество, частота и скорость. Мы всегда на связи с новым сотрудником, начиная уже с момента первого контакта с рекрутером. В первый день автоматически отправляем ему welcome–письмо, в котором есть все организационные пункты и важные контакты, чтобы он не тратил время на поиск информации.

Сегодня ИТ-специалисты хотят работать не только во имя зарплаты — им важно классное комьюнити, поэтому они стремятся в компании, с которыми будут на одной волне. 

Всех новичков мы представляем в нашей группе Telegram, чтобы у них появилось ощущение, что их уже знают, и в дальнейшем они не боялись обратиться или задать вопрос. Первые три месяца всех новеньких курируют наши HR-менеджеры, которым они могут задать любой вопрос и быстро получить ответ. Это хорошая психологическая поддержка для новичка. Имя своего ответственного HR сотрудник может найти в своей карточке контакта.

Через неделю-две, когда новичок уже немного пришёл в себя и успел чуть погрузиться в процессы проекта, его приглашают на первую адаптационную встречу с HR-менеджером, на которой мы задаем вопросы и собираем первый фидбэк. Она состоит из двух основных блоков: традиционное знакомство с компанией и нашими традициями и получение обратной связи по проекту, задачам и команде. Спрашиваем, что нравится, а что беспокоит — прислушиваемся к ребятам и стараемся закрывать конкретные боли в режиме онлайн.

На сегодня самой частой проблемой является несвоевременная постановка на проекте целей и задач на период испытательного срока. Если в процессе общения с сотрудником такие моменты выявляются, HR-менеджеры передают эту информацию руководителям проекта для корректировки. Всё это позволяет снизить уровень стресса новых сотрудников в период адаптации.

У нас есть свой welcome-бокс с брендированным мерчем как способ показать новичку, что он теперь является частью команды Юзтех. Сегодня, когда мы все работаем в распределённом формате, мерч, который можно взять в руки или наклеить — это крутой инструмент, чтобы наладить эмоциональный контакт с командой.

Корпоративный ноутбук новичок уже получает с настроенным на рабочем столе электронным welcome-буком с полезной и нужной информацией, настроенными ссылками и ключевыми контактами – с ним прохождение адаптации намного комфортнее.

За две недели до окончания испытательного срока руководитель заполняет анкету обратной связи, оценивает сотрудника по важным для нас поведенческим моделям и оценивает по soft и hard skills, принимая итоговое решение о прохождении испытания.

После всех этапов адаптации, когда у нас не остаётся сомнений, что это мэтч и мы идеально подходим друг другу, сотруднику прилетает письмо с поздравлением о прохождении испытательного срока от всей команды Usetech Team.

Весь фидбэк от сотрудников и руководителей мы фиксируем на своей платформе Teal HR, разработкой которой занимается наше продуктовое подразделение ГК Юзтех. По итогам завершения всего онбординга по каждому сотруднику в системе уже зафиксировано три фидбэка, которые мы используем по запросу руководителей, для принятия управленческих решений или при ротациях на другой проект.

Через три месяца после завершения процесса адаптации каждый сотрудник приглашается на индивидуальный one-to-one с HR-менеджером, где мы контролируем психологическое состояние сотрудника, а также стараемся укрепить или повысить его уровень доверия к компании.

Конечно, это нельзя ещё назвать завершённой системой онбординга.

Система адаптации — это процесс, который требует постоянной поддержки, её нельзя единожды настроить и забыть, но её основные функциональные блоки мы уже обкатали и закрепили.

Надеемся, наш опыт подкинет вам идей для запуска и построения своей системы адаптации.